Коммерческое предложение на полмиллиона, отправленное с адреса stroy_master_71@mail.ru, проигрывает ещё до того, как его открыли. Это не снобизм получателя — это первый сигнал о том, насколько компания вложилась в собственную репутацию. Почта на своём домене стоит недорого и настраивается за день, но заметно меняет впечатление.

Дело не только в красоте

Аргумент «клиенту всё равно» перестаёт работать, когда речь идёт о деньгах. Есть три практические причины, которые важнее эстетики.

Переписка принадлежит компании. Менеджер уходит — вместе с ним уходит ящик со всей историей клиентов, договорённостями и вложениями. На корпоративной почте ящик остаётся у вас: доступ передаётся новому сотруднику, история никуда не девается.

Ящик нельзя потерять. Бесплатные сервисы блокируют аккаунты за подозрительную активность, за неактивность, за нарушение правил, о которых вы не знали. Восстановить чужой сервис вы не можете, а вместе с ящиком уходят и привязанные к нему регистрации — от хостинга до банка.

Письма лучше доходят. Домен с правильно настроенными записями и накопленной репутацией отправителя попадает в спам заметно реже, чем массовый бесплатный сервис.

Что именно нужно настроить

Сама почта — половина дела. Вторая половина — три записи в настройках домена, из-за отсутствия которых письма уходят в спам.

• MX — говорит, какой сервер принимает почту для вашего домена. Без неё письма вам просто не дойдут.
• SPF — список серверов, которым разрешено отправлять письма от вашего имени. Защищает от подделки.
• DKIM — электронная подпись письма. Получатель проверяет, что письмо не изменили в пути.
• DMARC — правило, что делать с письмами, не прошедшими проверку. Заодно присылает отчёты о попытках отправить письма от вашего имени.

Настраивается это один раз. Пропущенный DKIM — самая частая причина, по которой аккуратно написанное письмо клиенту падает в спам.

Куда селить почту

Вариант первый — почта на том же хостинге, где сайт. Дёшево, часто входит в тариф. Минус: если хостинг лежит, лежит и почта, а массовая отправка с виртуального хостинга часто упирается в лимиты.

Вариант второй — отдельный почтовый сервис. Стоит денег на пользователя в месяц, зато не зависит от сайта, даёт нормальные веб-интерфейс и мобильные приложения, календари и общие папки.

Вариант третий — свой почтовый сервер. Имеет смысл при жёстких требованиях к хранению переписки внутри компании. Требует администрирования, иначе быстро превращается в источник проблем с доставкой.

Для большинства компаний до 20 человек разумен второй вариант, для небольших — первый.

Как назвать ящики

Простая схема, которая не разваливается при росте:

• Личные — familiya@company.ru или imya@company.ru, единообразно.
• Отделы — sales@, support@, с пересылкой на конкретных людей.
• Общий info@ — обязательно с ответственным, иначе он превращается в свалку.
• Технический noreply@ — для писем с сайта.

Отдельный ящик для сайта нужен, чтобы уведомления о заявках не смешивались с личной перепиской и не терялись.

Переезд без потери писем

Переход с бесплатной почты пугает риском потерять архив. На практике порядок такой: заводим ящики на домене, переносим старые письма (это делается автоматическим импортом), настраиваем пересылку со старого адреса, пару месяцев работаем на два фронта, потом старый ящик отключаем. Ни одно письмо не теряется, клиенты успевают привыкнуть.

Сколько это стоит

Почта на хостинге — обычно уже в тарифе. Отдельный сервис — в районе 200–300 ₽ за сотрудника в месяц. Настройка записей домена и переезд — разовая работа, у нас это укладывается в пару часов по ставке 1 200 ₽/час.

Если письма с сайта у вас сейчас уходят в спам или заявки не доходят вовсе — начните с проверки SPF и DKIM. Мы делаем это в рамках технического аудита и отдаём готовые значения записей, которые остаётся вставить в панель домена.